구글 캘린더 제대로 쓰는 사람들의 일정 관리 팁 5가지
지난주 팀 회의를 두 번 연속 빠뜨렸다. 캘린더에 분명히 올려뒀는데. 알고 보니 날짜와 제목만 입력해놓고 알림도, 색상도 전혀 건드리지 않은 상태였다. 그냥 일정을 "기록"만 한 셈이었다. 구글 캘린더는 기본 기능만 써도 어느 정도 돌아가지만, 세밀하게 설정해두면 일정을 놓치는 빈도 자체가 달라진다. 실제로 반복 일정, 다중 캘린더, 첨부 기능까지 쓰는 사람들의 캘린더를 보면 구조 자체가 다르다.
색상 분류로 일정의 성격을 한눈에 구분하기
일정마다 색상을 다르게 지정하면 캘린더를 열었을 때 그날의 흐름이 시각적으로 읽힌다. 업무 회의는 파란색, 개인 약속은 초록색, 마감일은 빨간색, 이동이 필요한 외부 약속은 주황색으로 정해두는 식이다.
색상 변경은 일정 편집 창에서 팔레트 아이콘을 누르면 된다. 반복 일정이라면 처음 만들 때 색상을 잡아두는 게 편하다. 여러 프로젝트를 동시에 돌릴 때 프로젝트별로 색상을 달리하면, 한 주 안에 어느 프로젝트에 시간이 몰려 있는지 숫자 없이도 파악된다.
Pexels @ picjumbo.com
알림 시간을 일정 종류별로 다르게 잡기
기본 알림은 15분 전인데, 이걸 모든 일정에 동일하게 쓰면 정작 중요할 때 준비가 안 된 채로 알림을 받게 된다. 일정의 성격에 따라 타이밍을 다르게 설정하는 게 핵심이다.
온라인 회의는 5분 전 알림이면 충분하다. 이동이 필요한 외부 약속이라면 1~2시간 전, 큰 발표나 중요한 미팅은 전날 오전 9시쯤 알림을 하나 추가해두면 당일 아침에 다시 한 번 상기된다. 구글 캘린더는 하나의 일정에 알림을 여러 개 설정할 수 있어서, 하루 전 + 30분 전처럼 조합도 가능하다.
해외 팀과 협업하는 경우라면 일정 편집 창에서 시간대를 별도로 지정하는 기능도 챙길 만하다. 미팅 일정에 "서울 오전 10시 / 뉴욕 오후 9시" 같은 식으로 설명란에 명시해두면 착오가 줄어든다.
Pexels @ Szabó Viktor
반복 일정으로 정기 업무 등록해두기
매주 금요일 주간 보고, 매달 첫째 주 결산 회의처럼 정해진 주기로 반복되는 일정은 매번 새로 입력하는 대신 반복 설정을 활용하면 된다. 일정 편집 창에서 "반복하지 않음" 옵션을 클릭하면 매일·매주·매달·매년·사용자 지정 등 세부 옵션이 펼쳐진다.
예를 들어 화요일과 목요일 오후 3시 팀 스탠드업이라면, "매주" 선택 후 화·목을 동시에 체크하면 두 요일 모두 자동 등록된다. 종료일도 지정할 수 있어서 프로젝트 마감일에 맞춰 반복을 끊어두면 그 이후론 일정이 표시되지 않는다.
반복 일정을 수정할 때는 "이 일정만", "이 일정 이후 모든 일정", "모든 일정" 중 선택할 수 있다. 회의 시간이 바뀌었을 때 전체를 한 번에 바꾸거나 특정 주만 예외 처리하는 게 모두 가능하다.
다중 캘린더로 역할별 일정 분리하기
업무·개인·사이드 프로젝트 일정을 하나의 캘린더에 섞어두면 보기 복잡하고, 팀과 공유할 때도 불편하다. 역할에 따라 캘린더를 나누고 색상을 다르게 지정하면 관리가 훨씬 깔끔해진다.
왼쪽 사이드바 "다른 캘린더" 옆 "+" 버튼으로 새 캘린더를 만들 수 있다. 각 캘린더마다 이름과 색상을 따로 설정하고, 필요할 때 체크박스로 표시 여부를 켜고 끌 수 있다. 특정 캘린더만 잠깐 숨기고 싶을 때는 이름 옆 체크박스를 해제하면 된다. 집중이 필요한 작업 시간엔 업무 캘린더만 켜두고 나머지를 숨기는 식으로 쓰면 화면 자체가 단순해진다.
Pexels @ Towfiqu barbhuiya
일정 설명란에 링크와 자료 모아두기
회의 링크, 참고 문서, 준비물 같은 정보를 별도의 메모 앱이나 메신저에 따로 보관하면 막상 회의 직전에 찾느라 시간을 쓴다. 이런 것들을 일정 설명란에 모아두면 캘린더 하나만 열어도 준비가 끝난다.
구글 미트나 줌 링크를 설명란에 붙여넣으면 일정 카드에서 바로 클릭해 입장할 수 있다. 구글 드라이브 파일을 첨부하는 기능도 있어서 발표 자료나 회의 아젠다 시트를 직접 연결해두면, 팀원들이 캘린더 초대를 수락하는 것만으로 자료에 접근할 수 있다.
팀 캘린더를 공유할 때는 권한 설정도 챙겨야 한다. 설정 → 해당 캘린더 → "특정 사용자와 공유"에서 이메일을 추가할 때 '변경 가능'과 '보기만 가능' 중 선택할 수 있다. 프로젝트 팀은 수정 권한을 주고, 외부 협력사나 고객은 보기 권한만 주는 식으로 분리하면 된다.
처음 이 설정들을 다 잡는 데 30분에서 1시간 정도 걸린다. 그런데 그 이후로는 아침마다 일정 확인하고, 링크 찾고, 팀원한테 자료 공유하는 반복 작업이 눈에 띄게 줄어든다. 다음 글에서는 구글 캘린더와 Tasks, Keep을 함께 연동해서 할 일 목록까지 한 화면에 관리하는 방법을 다뤄볼 예정이다.