노션 데이터베이스 처음 쓰는 사람도 10분 안에 배우는 기본 셋업

업무 리스트를 엑셀로 관리하다 어느 순간 한계가 왔다. 열이 너무 많아지거나, 정렬할 때마다 원본 순서가 바뀌거나, 보고 싶은 항목만 골라 보는 게 생각보다 번거롭다. 그래서 노션을 열었는데, '데이터베이스'라는 메뉴가 보였다. 검색을 해도 이미 완성된 템플릿 설명만 나오고, 처음부터 직접 만드는 방법은 잘 안 나왔다. 이 글은 그 과정을 순서대로 풀어낸다.

노션 데이터베이스, 엑셀 표와 뭐가 다른가

기본 개념은 생각보다 단순하다. 행과 열로 이루어진 표라는 점에서 엑셀과 비슷하지만, 같은 데이터를 여러 형태로 조회할 수 있다는 점이 다르다.

예를 들어 책 목록을 만든다고 하자. 책 제목, 저자, 출판년도, 별점을 입력해 두면 "별점 높은 순으로 보기", "읽지 않은 책만 필터링하기"가 클릭 몇 번으로 된다. 엑셀에서라면 매번 정렬을 다시 걸어야 하는 작업이다.

핵심은 데이터 입력은 한 번, 조회 방식은 여러 가지라는 것. 이 구조를 이해하면 나머지는 자연스럽게 따라온다.

빈 페이지에서 데이터베이스 만드는 법

노션 앱이나 웹에 로그인한 뒤, 왼쪽 패널의 + 버튼으로 새 페이지를 열자. 페이지 제목을 정하고 본문 영역으로 내려오면 블록 추가 옵션이 보인다.

본문 빈칸에 /database라고 입력하거나, 블록 추가 메뉴에서 "데이터베이스"를 검색하면 5가지 타입이 나타난다.

• 테이블: 행과 열로 보는 가장 기본 형태
• 보드: 칸반 형식 (해야 할 일 / 진행 중 / 완료)
• 갤러리: 카드 형식, 이미지가 있는 자료에 어울림
• 달력: 날짜 기반 정렬
• 타임라인: 시작일과 종료일이 있는 프로젝트 일정에 적합

처음이라면 테이블을 선택하는 게 낫다. 가장 직관적이고, 나중에 다른 형식으로 언제든 전환할 수 있어서 진입 장벽이 낮다.

Pexels @ Ling App

속성 추가하기: 열 타입을 정하는 과정

테이블을 선택하면 빈 표가 생긴다. 맨 위 행이 속성, 즉 열 헤더가 되는 자리다. 기본값으로 "제목" 속성 하나가 있다.

새 속성을 추가하려면 오른쪽 끝의 + 버튼을 클릭하거나, 빈 열 헤더 영역을 누르면 된다. 속성 이름을 입력하고 타입을 선택하는 창이 열린다.

자주 쓰는 타입을 정리하면 이렇다.

• 텍스트: 저자 이름처럼 짧은 글
• 숫자: 별점, 페이지 수, 가격 등 수치
• 체크박스: 완료 여부(읽었는지 아닌지)
• 날짜: 출판일, 읽기 시작한 날
• 선택지(Select): "소설", "자기계발"처럼 하나만 고르는 카테고리
• 다중 선택(Multi-select): 한 항목에 태그를 여러 개 달고 싶을 때

책 목록을 예시로 속성을 구성하면 아래처럼 된다.

1. 제목 (기본 제공)
2. 저자 (텍스트)
3. 출판년도 (숫자)
4. 장르 (선택지)
5. 읽음 여부 (체크박스)
6. 별점 (숫자)

속성은 나중에 언제든 추가하거나 순서를 바꿀 수 있다. 처음부터 완벽하게 설계하려다 오히려 시작을 미루는 경우가 많으니, 일단 필요한 것만 만들고 시작하는 편이 낫다.

Pexels @ Ling App

데이터 입력 후 정렬과 필터 써보기

속성을 다 만들었으면 첫 번째 행부터 입력해 보자. 각 셀을 클릭하면 해당 타입에 맞는 입력 UI가 나타난다. 숫자 칸은 숫자 입력창, 장르 칸은 색깔 태그를 고르는 드롭다운이 뜨는 식이다.

3~5개 정도 데이터를 넣고 나면 정렬과 필터를 써볼 수 있다. 테이블 우측 상단 도구 모음에서 접근 가능하다.

• 정렬: 특정 열을 기준으로 오름차순/내림차순 정렬. 별점 높은 순으로 나열할 때 쓴다.
• 필터: 조건을 지정해 해당 행만 표시. "읽음 여부 = 체크됨"으로 설정하면 읽은 책만 보인다.
• 그룹화: 특정 속성을 기준으로 행을 묶어서 보여줌. 장르별로 책을 묶을 때 유용하다.

필터를 적용해도 원본 데이터는 사라지지 않는다. 조회 방식만 바뀌는 것이어서, 필터를 끄면 다시 전체 목록이 나타난다.

보기(View)를 여러 개 만들면 활용도가 올라간다

같은 데이터베이스를 서로 다른 형태로 볼 수 있는 기능이 '보기(View)'다. 테이블 탭 이름 옆 + 버튼을 누르면 새로운 보기를 추가할 수 있다.

예를 들어 책 목록 데이터베이스에 보기를 여러 개 만든다면 이런 식이다.

• 전체 목록: 기본 테이블, 모든 책 표시
• 읽은 책만: 같은 테이블에 "읽음 여부 = 완료" 필터 적용
• 달력 보기: 읽기 시작한 날짜 기준으로 달력에 표시
• 갤러리 보기: 표지 이미지를 추가했다면 카드 형태로 보기

보기마다 필터, 정렬, 그룹화를 각각 다르게 설정할 수 있다. 데이터베이스 하나로 여러 용도를 커버하는 구조다.

Pexels @ MART PRODUCTION

처음 설정할 때 놓치기 쉬운 것들

선택지 항목은 미리 정해두자. 장르처럼 정해진 범위 안에서 분류하는 속성이라면, 처음 설정할 때 항목을 몇 개 만들어 두는 게 좋다. 나중에 필터나 그룹화를 걸 때 값이 제각각이면 제대로 작동하지 않는다.

템플릿 행 기능도 있다. 테이블 오른쪽 상단의 설정 아이콘에서 "템플릿"을 활성화하면, 새 행을 추가할 때 기본값이 자동으로 채워지도록 설정할 수 있다. 반복적으로 입력하는 항목이 많을 때 시간이 줄어든다.

관계형 속성은 나중에. 두 개 이상의 데이터베이스를 연결하는 "관계(Relation)" 속성도 있는데, 처음부터 쓸 필요는 없다. 저자 데이터베이스와 책 데이터베이스를 연결하는 식으로 규모가 커질 때 고려하면 충분하다.

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직접 만들어 보면 체감상 10분도 안 걸린다. 어렵게 느껴지는 건 대부분 용어 때문이지, 실제 조작은 단순하다. 속성을 몇 개 넣고 데이터를 5개만 입력해 봐도 필터와 정렬이 얼마나 편한지 바로 알 수 있다. 다음에는 노션 관계형 데이터베이스로 여러 테이블을 연결하는 방법을 다뤄볼 예정이다.