캘린더 여러 개 만들고 공유하는 법, 생각보다 복잡해요

모니터 옆에 메모장 펼쳐두고, 한 손으론 커피 잡고 구글 캘린더 탭을 켠다. 3월 오후 햇살이 창문으로 길게 들어오는데, 화면엔 일정들이 색도 없이 뒤죽박죽 쌓여 있다. "이 일정 어느 캘린더에 넣었더라?" 하고 스크롤을 올렸다 내렸다 반복하는 그 짜증. 개인 약속, 팀 프로젝트, 고객 미팅, 병원 예약을 한 캘린더에 죄다 때려박으면 그냥 난장판이에요.

나누려는 시도 자체는 좋다. 근데 막상 만들고 공유하려면 어디를 눌러야 하는지 안 나오고, 공유했더니 상대방이 못 받았다고 하고. 처음 설정을 제대로 잡아두면 그 뒤론 훨씬 편해지거든요.

Pexels @ picjumbo.com

새 캘린더 만들기, 딱 세 단계

왼쪽 패널 하단에 "다른 캘린더" 섹션이 있다. 그 옆에 "+" 아이콘이 있는데, 누르면 "새 캘린더" 옵션이 뜬다.

이름 입력할 때 여기서 진짜 중요한 게 있어요. 최대한 구체적으로 지을 것. "일정"이나 "업무"처럼 뭉뚱그린 이름은 세 달 뒤에 보면 뭔지 알 수가 없거든요. "팀_회의실예약", "2025_프로젝트명", "개인_병원·약속" 이런 식으로 붙여두면 나중에 한결 낫다.

설명란도 채워두면 좋아요. 특히 팀원 여럿이 쓸 캘린더면 "이 캘린더는 팀 회의실 예약 전용입니다. 개인 일정 넣지 마세요." 이런 거 한 줄만 써둬도 나중에 말이 줄어요.

시간대는 서울로 맞춰야 한다. 기본값이 Google 계정 설정을 따라가긴 하는데, 외국 프로젝트 협업이 있으면 그쪽 기준으로 따로 잡는 게 낫고. "캘린더 만들기" 버튼 누르면 끝이에요.

만들고 나서 색상부터 정하는 게 좋다. 캘린더 이름 옆 점 세 개(⋯) 메뉴에서 "색상 설정" 누르면 된다. 팀 캘린더는 파란색, 개인 약속은 녹색, 프로젝트는 주황색. 이렇게 잡아두면 화면에서 색만 봐도 뭔지 구분이 가요. 색을 안 정해두면 나중에 다 비슷비슷하게 보여서 결국 클릭해서 열어봐야 알게 되는데, 그게 꽤 귀찮거든요.

팀·가족 공유, 권한 선택이 제일 헷갈리는 부분이에요

캘린더 이름 옆 ⋯ 메뉴에서 "설정 및 공유"로 들어가면 "공유 대상 및 권한" 섹션이 나온다. 거기서 "사용자 추가"를 누르고 상대방 이메일 입력 후 권한 선택.

권한이 세 종류인데, 이걸 잘못 고르면 나중에 뒷처리가 생겨요.

"변경 가능"은 추가·수정·삭제 다 된다. 팀 프로젝트 캘린더에서 모두가 일정을 직접 넣어야 하면 이걸 쓰면 된다. "이벤트 생성"은 본인 일정만 추가할 수 있고, 남이 만든 일정은 건드릴 수 없다. "보기만 가능"은 클릭해서 세부 내용은 볼 수 있지만 수정은 못 해요. 고객사나 외부 관계자한테 공유할 때 보통 이걸 쓰죠.

제 경우, 작년 겨울에 팀 캘린더를 "변경 가능"으로 공유했는데 신입 한 명이 개인 약속을 거기다 줄줄 입력해뒀어요. 한 이틀 지나서 제가 확인하다 발견했는데 일정 삭제하고 정리하느라 20분 날렸죠ㅋㅋ. 그때 진짜 식은땀이... 바로 권한을 "이벤트 생성"으로 낮췄어요. 아 이걸 미리 세팅했어야 하는구나, 했죠.

그러니까, 처음 공유할 때부터 권한을 보수적으로 잡는 게 낫다. 나중에 올리는 건 쉽고, 내리는 건 어색해지거든요.

공개 링크 공유가 필요할 땐 "설정 및 공유" 맨 아래 "일반 공유" 섹션에서 설정할 수 있어요. "공개"로 바꾸면 링크 하나로 누구나 볼 수 있게 되는데, 이 경우 반드시 수정 권한을 막아둬야 한다. 안 그러면 모르는 사람이 일정을 지워도 막을 방법이 없어요. 이건 회의실 예약 캘린더나 행사 일정 공유에 쓰기 딱 좋다.

Pexels @ Pixabay

쓰다 보면 섞이는 게 또 문제예요

안 섞여요. 진짜로요.

...라고 말하고 싶지만, 실제로는 어느 순간부터 섞이기 시작해요. 이벤트 추가할 때 기본 캘린더가 자동으로 선택되는데, 그게 내가 원하는 캘린더가 아닐 수 있거든요. 새 일정 팝업에서 "캘린더" 드롭다운을 확인 안 하고 저장하면, 엉뚱한 데 들어가 있는 거예요.

아무튼 이거 한 번 경험하면 그다음부터는 이벤트 저장 전에 캘린더 드롭다운을 꼭 보게 돼요. 버릇 들이는 게 답이긴 한데, 분기마다 한 번 쓸까말까 하는 외부 공유 캘린더는 존재 자체를 까먹기도 하고.

알림 설정도 캘린더마다 다르게 잡아두면 꽤 도움이 돼요. "설정 및 공유" 안에 "알림" 섹션에서 기본 알림을 지정할 수 있는데, 팀 회의는 30분 전, 개인 약속은 하루 전으로 다르게 맞춰두면 알림 울리는 타이밍만 봐도 "어, 팀 일정이네" 감이 오거든요. 색상 + 알림 타이밍 두 가지만 잡아둬도 캘린더 여러 개 쓰는 게 생각보다 훨씬 덜 헷갈려요.

Pexels @ photoGraph

---

• 새 캘린더 만들 때 이름을 구체적으로 짓고 색상 지정까지 한 번에 끝내기
• 공유 전에 권한 수준 확인 후 보수적으로 설정하기
• 이벤트 저장 전에 캘린더 드롭다운 한 번 더 확인하는 습관 들이기